วิธีที่จะช่วยให้เครื่องถ่ายเอกสารสามารถใช้งานได้ในระยะเวลายาวนาน ช่วยให้ธุรกิจสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายและค่าซ่อมแซมลงได้เป็นจำนวนมาก
อันจะส่งผลให้การทำงานมีประสิทธิภาพ การบำรุงรักษาเครื่องเบื้องต้นที่บุคลากรในธุรกิจจะสามารถช่วยกันได้ คือ

1. ใช้เครื่องถ่ายเอกสารตามขั้นตอนที่กำหนดไว้
2. อย่าใช้ปลั๊กร่วมกับเครื่องใช้ชนิดอื่น
3. ตรวจดูวัสดุที่ใช้กับเครื่องถ่ายเอกสารให้ปริมาณเพียงพอ
4. ในการถ่ายเอกสาร หากกระดาษเข้าไปติดในเครื่องให้สังเกตการณ์ทำงานของลูกยางว่า หมุนไปในทิศทางใดดึงกระดาษที่ติดไว้ออกตามลักษณะการหมุนของลูกยางนั้น
5. ระมัดระวังอย่าให้เครื่องถ่ายเอกสารถูกน้ำ และอย่าให้ฝุ่นเข้าเครื่อง
6. หากเครื่องชำรุด อย่าทำการซ่อมแซมด้วยตนเอง ให้เรียกช่างหรือผู้ชำนาญการมาทำการซ่อม
7. หากมีข้อสงสัยในการใช้เครื่อง ให้สอบถามช่างหรือผู้เชี่ยวชาญการใช้ เครื่อง
8. ควรมีบัตรประจำเครื่องเพื่อทำการบันทึกประวัติของเครื่องไว้
9. เมื่อเลิกใช้เครื่อง ควรถอดปลั๊กไฟออก และใช้ผ้าคลุมเครื่องทุกครั้งหลังจากเลิกใช้งานในแต่ละวันเพื่อป้องกันฝุ่นละอองเข้าเครื่อง