หลักการใช้กระแสไฟฟ้าสถิต เป็นหลักการทำงานของเครื่องถ่ายเอกสารทุกเครื่อง โดยต้นฉบับที่จะใช้ถ่ายเอกสารนั้น เมื่อได้รับแสงจากหลอดไฟพลังงานสูง ภาพต้นฉบับก็จะถูกสะท้อนแสงไปยังลูกกลิ้งที่มีประจุไฟฟ้าอยู่ และเนื่องจากพื้นผิวของลูกกลิ้งเป็นตัวนำแสงซึ่งมีความไวต่อแสงสว่าง บริเวณที่สัมผัสแสงสว่างก็จะสูญเสียประจุไฟฟ้าสถิตไป ผลของการสูญเสียประจุไฟฟ้าสถิต เนื่องจากการสะท้อนแสงจากต้นฉบับทำให้คงเหลือประจุไฟฟ้าสถิตที่ลูกกลิ้งตาม รูปแบบที่เป็นส่วนมืด หรือสีเข้มของต้นฉบับ และประจุไฟฟ้าที่เหลืออยู่บนลูกกลิ้งนี้เองที่จะดูดผงหมึกเข้าไปติดและพิมพ์ ลงบนกระดาษ กระดาษที่พิมพ์แล้วนี้จะได้รับความร้อนจากหลอดไฟให้ความร้อนในขั้นตอนสุด ท้ายของการถ่ายเอกสารซึ่งจะหลอมละลายพลาสติกเรซินที่ผสมอยู่ในผงหมึก ช่วยให้ภาพติดอยู่ได้คงทนบนกระดาษ

เครื่องถ่ายเอกสารมีอยู่ ๒ ประเภท คือเครื่องถ่ายเอกสารระบบแห้ง และระบบเปียก แต่ที่ใช้กันโดยทั่วไปมักเป็นระบบแห้ง
๑. เครื่องถ่ายเอกสารระบบแห้ง  ใช้ผงหมึก(ผงคาร์บอนและเรซิน) ผสมกับสารที่ทำหน้าที่เป็นตัวนำผงหมึกให้ไปติดลูกกลิ้ง ได้แก่ ผงเหล็กกล้า ผงแก้ว และเม็ดทรายหรือซิลิกา เมื่อผงหมึกถูกดูดไปเกาะติดที่ลูกกลิ้งแล้ว สารตัวนำผงหมึกเหล่านี้ก็จะถูกนำกลับมาใช้ใหม่
๒. เครื่องถ่ายเอกสารระบบเปียก  ใช้สารละลายไฮโดรคาร์บอน  โดยปกติใช้สารไอโซดีเคน(isodecane) เป็นตัวนำหมึกไปติดที่ลูกกลิ้ง ในกระบวนการถ่ายเอกสารระบบเปียกนี้ กระดาษจะถูกทำให้ชื้นด้วยสารไอโซดีเคนก่อนที่จะนำหมึกไปติดที่ลูกกลิ้ง จากนั้นความร้อนหรืออากาศก็จะถูกใช้เป็นตัวช่วยให้กระดาษแห้งหลังจากถ่ายทอด ภาพจากต้นฉบับได้แล้ว
สำหรับเครื่องถ่ายเอกสารระบบสีนั้น ใช้หลักการกระแสไฟฟ้าสถิตเช่นเดียวกัน แต่มีระบบผงหมึก ๓ ระบบด้วยกัน คือใช้แม่สี เขียว แดง น้ำเงิน เพื่อให้เกิดเป็นสีต่างๆ โดยให้กระดาษผ่านผงหมึกทีละระบบสี
เครื่องพิมพ์ระบบแสงเลเซอร์ (laser printer) ใช้ สัญญาณไฟฟ้าระบบดิจิทัล และแปลสัญญาณเหล่านี้ผ่านทางลำแสงเลเซอร์ไปยังพื้นผิวลูกกลิ้งที่ไวต่อแสง สว่าง และกระบวนการพิมพ์เอกสารก็เกิดขึ้นเช่นเดียวกับระบบการถ่ายเอกสารทั่วไป
เครื่องโทรสาร (facsimile)  ทำงานโดยได้รับสัญญานำเข้าซึ่งเป็นระบบดิจิทัล และสัญญาณเหล่านี้ถูกแปลงไปยังกระดาษพิมพ์ขณะที่กระดาษเคลื่อนตัวผ่านพื้น ผิวที่ร้อน กระดาษที่ใช้สำหรับเครื่องโทรสารมักถูกเคลือบไว้ด้วยสารเคมีหรือในบางกรณี อาจใช้แถบริบบอนที่ไวต่อความร้อนพิมพ์ลงบนกระดาษธรรมดาก็ได้
เครื่องพิมพ์เขียว (plan printing machine) ใช้ กระบวนการที่เรียกว่า กระบวนการไดอะโซ(diazo process) ซึ่งหมายถึงการใช้สารไดอะโซเครื่องโรเนียว มักไม่เป็นที่นิยมใช้กันแล้วในปัจจุบัน  เครื่องเลเซอร์พรินเตอร์อาจก่อให้ เกิดมลพิษในสำนักงานได้สีน้ำตาลแดงในกระบวนการผลิต นอกจากนี้กระดาษที่ใช้ก็เป็นกระดาษที่มีความไวต่อสารเคมีเมื่อสัมผัสกับภาพ และตามด้วยไอระเหยของแอมโมเนีย น้ำยาเคมี หรือความร้อน ก็จะได้ภาพตามที่ต้องการ
สำหรับ เครื่องปรุกระดาษไข และ เครื่องโรเนียว นั้นในปัจจุบันไม่เป็นที่นิยมใช้กันแล้วเพราะมีเทคโนโลยีใหม่เข้ามาแทน เช่น เครื่องอัดสำเนาระบบดิจิทัล อย่างไรก็ตามปัญหาจากการใช้เครื่องปรุกระดาษไข ก็คือ การใช้กระดาษปรุไขซึ่งเมื่อเข้าสู่กระบวนการปรุไขแล้วสัมผัสกับความร้อน เกิดเป็นไอระเหยที่มีกลิ่นจากสารเคมีที่เคลือบอยู่ที่กระดาษปรุไข หรือการโรเนียวที่ให้กลิ่นจากการระเหยของหมึกเหลวนั่นเอง